Bugüne dek yüzlerce şirketin filo yapısını, operasyonel araç kiralama sözleşmesini inceledik, takip ettik ve tasarruf alanlarını belirleyerek iyileştirdik.
Bu deneyimimizi “Filo Kiralamada Sıkça Yapılan Hatalar” başlıklı bir yazıya dönüştürerek tüm paydaşlarımızla paylaşma gereği duyduk.
Filo kiralamada en sık yapılan hataları sıralamak gerekirse:
- Yanlış KM tercihleri
- Sözleşmenin yeterince müzakere edilememesi
- Dağınık tedarikçi yapısı
- Dağınık araç değişim dönemleri
- Marka birliğinin sağlanamaması
- Araç kullanıcılarının oyuna dahil edilemeyişi
- Mini hasarların zamanında yaptırılmaması
YANLIŞ KM TERCİHLERİ
Filo kiralarken sıklıkla karşılaştığımız hataların başında yanlış km tercihleri geliyor.
Kiralama fiyatını belirleyen -aracın kiralama sonrası ikinci el değerlemesi, lastik değişim adeti, bakım onarım masrafları gibi- tüm parametrelere km’ye göre karar veriyorsunuz. Dolayısıyla KM limit tercihi kiralama fiyatının adeta yapı taşı durumunda bu nedenle ilk gün doğru tercih edilmesi çok kıymetli.
Ne fazla km alarak kullanmayacağımız km’nin maliyetine katlanmalı ne de kira tutarı düşsün diye kullanacağımızdan çok daha az km limiti tercih ederek dönem sonu limit aşım cezası ödemeliyiz.
İlk gün çok dikkatli bir şekilde doğru tercih yapsak da dönem içerisinde hayatın değişebileceğini ve buna bağlı olarak da ihtiyaçların değişebileceğini unutmamalıyız. Dönem içerisinde düzenli takiplerle dönem sonu tahmini yapabilir ve haklarımızı güncelleyebiliriz. Tabi bunun için de sözleşmemizi doğru design etmemiz gerekiyor.
SÖZLEŞMESEL HATALAR DÖNEM SONU MALİYETLERİ ARTTIRIYOR
Bu da sıklıkla gördüğümüz hataların ikincisi. Müşteriler bazen o kadar fiyat odaklı olabiliyor ki bu nedenle sözleşmesel detayları göz ardı edebiliyorlar. Özellikle pandemiden sonra daha esnek bir filo yapısı tercih edilmeli ve sözleşmeler de ona göre tasarlanmalı. Dönem sonu maliyetimiz artacaksa ilk gün sadece fiyat pazarlığı yapmak mantıklı değil.
DAĞINIK TEDARİKÇİ YAPISI
Sadece fiyat odaklı olarak sürekli farklı tedarikçilerden araç kiralaması yapmak hem hizmet şartlarının eşit olmamasına hem de filonun çok daha zor yönetilmesine neden oluyor.
Kiralamaların dağınık bir şekilde, farklı dönemlerde yapılması da oldukça hatalı bir filo yapısı oluşturuyor.
100 araçlık filolarda 4 tedarikçi ve her ay 5-10 aracın değiştiğini görüyoruz.
Bu sebeple sürekli farklı araçları kiralamak durumunda kalıyorlar ve bir marka bütünlüğü sağlayamıyorlar. Ayrıca araçlar aynı anda değişemediği için de kiralama şirketleri nezdinde yeterli iştah oluşmuyor.
Bunlara ilave olarak yine fiyat odaklı yaklaşım ile yanlış marka modellerin tercih edilmesi de başka bir problem. Örneğin kampanya dönemleri yakalanan fırsatlar ile uygun fiyatlı olduğu için lüks bir araç kiralanıyor. Ancak bir sonraki dönem aynı lüks araçların sağlanamaması aracı kullanan personelin hoşnutsuzluğuna yol açıyor. Bu noktada her zaman tavsiyemiz sürdürülebilir bir filo yapısı oluşturmak.
FİLO ARAÇLARINI KULLANANLARIN OYUNUN İÇİNE DAHİL EDİLMEMESİ
Araç kullanıcılarını kiralık araç kullanımı hakkında mutlaka bilgilendirmeli ve filonun düzenli takibi için oyuna dahil etmeliyiz.
Örneğin mini hasarların zamanında müdahalelerle doğru yönetilmesi bir tasarruf alanı oluşturuyor. Çünkü bazen araç kullanıcısının dahi farkına varmadığı ya da önemsemediği için filoyu yönetenlerin bilgisinde olmayan mini hasarlar olabiliyor. Bu mini hasarların zamanında yaptırılmaması da büyük maliyetlere dönüşebiliyor.
İlk gün uygun kiralama yapmak için sıkı pazarlıklarla aldığımız indirimlerin çok daha fazlasını dönem sonu iade sırasında kullanıcı kaynaklı hatalardan dolayı kiralama şirketine geri ödüyoruz.
Bunun yanında birçok kullanıcı kiralamanın detaylarına hakim değil, rapor nasıl yazılır, beyan nasıl tutulur bilmiyor. KM’sini nasıl takip etmeli, lastiği ne zaman değişmeli bilmiyor, birçok firmada araç kullanım prosedürü yok, zimmet formu yok. Kullanıcıları da oyunun içine dahil edersek sahiplenme duygusu artacak ve bu bilinç kullanımlara yansıyacaktır diye düşünüyoruz.
Özetle;
Bugüne dek burada yazdıklarımızın hepsinin doğru yapıldığı bir şirketle pek karşılaşmadık.
Bunların yapılamamasının çok sayıda nedeni var.
Şirketlerin filo yönetimi konusunda neden dış kaynak kullanmaları gerektiği, firmada halihazırda çalışan birimler varken neden bir de danışmanlık desteği almaları gerektiği konusunu detaylandıracağımız yeni içeriğimiz yolda.
Ancak şimdilik şunu söyleyerek bitirelim: Filo yönetim danışmanlığı hizmetimiz kapsamında, yukarıda yapılan hataları önleyerek ve bu hatalardan kaynaklanan ek maliyetleri en aza indirgeyerek çok sayıda şirketin filolarından tahminlerinin ötesinde tasarruf elde etmesini sağlamayı başardık.
Bugüne dek neler yaptığımızı, bizimle yıllardır çalışan referanslarımızı ve sizin filonuza özgü neler yapabileceğimizi konuşmak için online bir toplantı planlayabiliriz.
Bize mail göndermeniz yeterli:
[email protected]
