Filo Yönetimi konusunda merak ettiğiniz her şey Filo Broker BLOG’ta.

Kişiselleştirilmiş tıp, kişiselleştirilmiş teknolojiler ya da kişiye özel tasarlanmış eşyalar/hizmetler.

Yakın geleceğin teknolojileri ile ilgiliyseniz kişiselleştirilmiş ürün ve hizmetlerin geleceğin kendisi olduğu fikrine aşinasınızdır muhtemelen. Çünkü kullanıcıların izlerini anlamlandırmak yani data analitiğinin kullanımı her geçen gün yaygınlaşıyor ve verimlilik ve sürdürülebilirlik için çıktılara dönüşüyor.

Peki filo kiralama hizmeti kişiselleştirilebilir mi?

Filo kiralamayı sadece kurumlar arası bir hizmet olarak düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz.

Şirket filoları her ne kadar bir bütün olarak kiralansa da araçları kullanacak çalışanların ihtiyaçları, kullanım alışkanlıkları vb. nedenlerle kişisel düşünülmek zorunda. Örneğin filodaki araçların bazıları nerdeyse tüm gün seyir halindeyken, bazı araçlar ise günün 22 saatini otoparklarda geçiriyor. Ya da bu kullanımlar yeni bir proje/lokasyon vs. nedeniyle tam tersi olabiliyor. Sadece bu örnekteki bu iki aracın filo kiralama şirketi tarafından verilen aynı ayrıcalıklara, aynı km limitlerine sahip olması ise kocaman bir verimsizlik ortaya çıkarıyor.

Filo Broker olarak detaylı filo analizi hizmetimiz ve FiloCep uygulamamız sayesinde filonuzdaki araçların her biri için detaylı bilgilere sahip oluyor ve organizasyonunuzun ve kullanıcıların ihtiyaçları için tasarlanmış kiralama sözleşmeleriyle filonuzu kişiselleştiriyoruz. Verileri sürekli takip ederek filonuzla ilgili anlık aksiyonlar almanızı sağlıyoruz.

Verilere dayalı, kişiselleştirilmiş bir filo yönetimi de tahmin edemeyeceğiniz boyutlarda bir verimlilik ve tasarruf sağlıyor.

“Filo kiralama satış yöneticiliğinden önce sigorta sektöründe (Aviva) brokerlik deneyimim oldu. Sigortacılık elbette ki filo kiralamaya göre çok köklü bir sektör. Birçok parametre yıllar içinde yerini bulmuş durumda. Türkiye’de filo kiralama ise hala kendi zeminini oluşturuyor denilebilir. Ama bu durum beni ilk başta çok şaşırtmıştı.

Satış toplantılarında müşteriler filo kiralarken sadece maliyetlere odaklanıyorlardı. Ekstra maliyet yaratma ihtimali yüksek olan birçok doğru soruyu sormuyorlardı.”

”Filo kiralamanın brokerlığını yapmaya bu satış toplantılarında karar verdim. “

Filo Broker’ın kurucu ortağı Okşan Öztürk’ün Plum TV’de katıldığı İş Hayatı & Duygularımız yayınında anlattığı bu anekdotu ve daha fazlasını buradan izleyebilirsiniz.

Bazen firmalardaki profesyonellerden bu şekilde geri bildirimler alıyoruz:

“Bizim satın alma departmanımız var, filoyla ilgili her şeyi yapan ekibimiz var. Neden danışmanlık alalım ki?”

Bu soruya önce şu soruyla cevap veriyoruz:

Peki kim bizden danışmanlık alıyor ve daha önemlisi “neden”?

Ekipleri mi yok, bilgileri mi yok, arabaları mı çok, zamanları mı yok?

Tam aksine. 2015’ten beri birçoğu kendi sektöründe lider, filo yönetim departmanları olan, aynı zamanda “Güvenli Filo “departmanı dahi kurmuş firmalara danışmanlık yapıyoruz.

Peki neden danışmanlık alıyorlar?
Çünkü konuya değer verip filolarına odaklandıklarında, doğru know how’a sahip ekipleri outsource olarak ekiplerine dahil ettiklerinde fark yaratacaklarını biliyorlar.

Filo yönetimiyle fark yaratmak?

Müşterilerimiz bugün birçok şirket için maaşlardan sonra en önemli gider haline gelen filo konusunun ucuza araç kiralamaktan çok daha öte olduğunu fark etti.

Bu yüzden bizi ekiplerine dahil edip bilgi ve tecrübelerimizden faydalanarak zaman kazandıklarını, sektörel gelişmelerden haberdar olup teknolojik alt yapımızı kullandıklarında tasarruf ettiklerini deneyimliyorlar.

Yani; danışmanlık almanız için yüzlerce arabanız olmasına, insan kaynağı sıkıntı yaşamanıza gerek yok.

Danışmanlık almak demek konuyu bilmediğiniz anlamına gelmez, aksine konuyla ilgili olduğunuzu ve geliştirmek istediğinizi gösterir.

@Okşan Öztürk | Filo Broker Kurucu Ortağı

Hepimiz 2020’nin ezber bozan, alışkanlıklarımızı kökten değiştiren bir sene olduğu konusunda hemfikiriz.

Biz de bu son derece garip yılda danışanlarımız için her zamankinden çok daha fazla çalıştık. Daha önce olmadığı kadar önemli olan “tasarrufu” araç filo kiralama süreçlerinden elde edebilmeleri için projeler ürettik, analizler yaptık, ihaleler yönettik ve çözümler sunduk. Fiziksel olarak bir araya gelemesek de belki de her zamankinden çok daha yakın, omuz omuza bu hepimiz için yeni düzene adapte olmaya çalıştık.

Kısacası biz geride bıraktığımız 2020 yılında epey iş yaptık, neler yaptığımızı da birkaç sayıyla 😊 özetlemek istedik.

Noel Baba bize ulaştığında problemini şöyle tanımlıyordu:

“Geyiklerimi çok seviyorum. Ancak onların performansı çocukların mutluluğuyla doğru orantılı. Geyik filomun nasıl daha verimli olabileceği, performanslarını nasıl takip edebileceğim konusunda fikirlerim vardı ama böyle bir zamanım yoktu.

Malumunuz dünyanın tüm çocuklarını mutlu etmek gibi küçük bir misyonum var.

Çoğunuz bilmez ben Rudolph, Dasher ve bir iki geyiğim haricindeki geyiklerimin çoğunu periyodik olarak yenilerim.

Çocukları mutlu etmek için dünyanın farklı yerlerinden geyikler dönemsel olarak ekibe katılma konusunda çok isteklidirler. Ancak benim için en ideal olanı seçmek çok fazla zamanımı alıyor. 

Özellikle geyiklerimi yenileme zamanım geldiğinde problemlerim artıyordu. Hangi coğrafyanın geyiklerini tercih etmem gerektiği, geyiklerimin ne zaman dinlenmesi gerektiği bugüne dek ne kadar yol katettikleri, hangisinin daha çok yorulduğu gibi bilgilere istediğim an ulaşamıyordum.  Bu da operasyonun hem maliyetini arttırıyor hem de riskler oluşturuyordu.”

Noel Baba bizimle çalıştıktan sonraki mutluluğunu ise şöyle tanımlıyor:

“Geyik filomun analizi, oluşturulması, yönetilmesi, takibi gibi tüm işleri Filo Broker’a bırakmaya karar verdiğim için çok mutluyum. Artık sadece hangi çocuğun ne dilediğine odaklanabiliyorum. Bu da daha az karışıklık ve daha çok mutlu çocuk anlamına geliyor.”

Hepinize Mutlu Yıllar 😊

Bugüne dek yüzlerce şirketin filo yapısını, operasyonel araç kiralama sözleşmesini inceledik, takip ettik ve tasarruf alanlarını belirleyerek iyileştirdik.

Bu deneyimimizi “Filo Kiralamada Sıkça Yapılan Hatalar” başlıklı bir yazıya dönüştürerek tüm paydaşlarımızla paylaşma gereği duyduk.

Filo kiralamada en sık yapılan hataları sıralamak gerekirse:

  • Yanlış KM tercihleri
  • Sözleşmenin yeterince müzakere edilememesi
  • Dağınık tedarikçi yapısı
  • Dağınık araç değişim dönemleri
  • Marka birliğinin sağlanamaması
  • Araç kullanıcılarının oyuna dahil edilemeyişi
  • Mini hasarların zamanında yaptırılmaması

YANLIŞ KM TERCİHLERİ

Filo kiralarken sıklıkla karşılaştığımız hataların başında yanlış km tercihleri geliyor.

Kiralama fiyatını belirleyen -aracın kiralama sonrası ikinci el değerlemesi, lastik değişim adeti, bakım onarım masrafları gibi- tüm parametrelere km’ye göre karar veriyorsunuz. Dolayısıyla KM limit tercihi kiralama fiyatının adeta yapı taşı durumunda bu nedenle ilk gün doğru tercih edilmesi çok kıymetli.  

Ne fazla km alarak kullanmayacağımız km’nin maliyetine katlanmalı ne de kira tutarı düşsün diye kullanacağımızdan çok daha az km limiti tercih ederek dönem sonu limit aşım cezası ödemeliyiz.

İlk gün çok dikkatli bir şekilde doğru tercih yapsak da dönem içerisinde hayatın değişebileceğini ve buna bağlı olarak da ihtiyaçların değişebileceğini unutmamalıyız. Dönem içerisinde düzenli takiplerle dönem sonu tahmini yapabilir ve haklarımızı güncelleyebiliriz. Tabi bunun için de sözleşmemizi doğru design etmemiz gerekiyor.

SÖZLEŞMESEL HATALAR DÖNEM SONU MALİYETLERİ ARTTIRIYOR

Bu da sıklıkla gördüğümüz hataların ikincisi.  Müşteriler bazen o kadar fiyat odaklı olabiliyor ki bu nedenle sözleşmesel detayları göz ardı edebiliyorlar. Özellikle pandemiden sonra daha esnek bir filo yapısı tercih edilmeli ve sözleşmeler de ona göre tasarlanmalı. Dönem sonu maliyetimiz artacaksa ilk gün sadece fiyat pazarlığı yapmak mantıklı değil.

DAĞINIK TEDARİKÇİ YAPISI

Sadece fiyat odaklı olarak sürekli farklı tedarikçilerden araç kiralaması yapmak hem hizmet şartlarının eşit olmamasına hem de filonun çok daha zor yönetilmesine neden oluyor.

Kiralamaların dağınık bir şekilde, farklı dönemlerde yapılması da oldukça hatalı bir filo yapısı oluşturuyor.

100 araçlık filolarda 4 tedarikçi ve her ay 5-10 aracın değiştiğini görüyoruz.

Bu sebeple sürekli farklı araçları kiralamak durumunda kalıyorlar ve bir marka bütünlüğü sağlayamıyorlar. Ayrıca araçlar aynı anda değişemediği için de kiralama şirketleri nezdinde yeterli iştah oluşmuyor.

Bunlara ilave olarak yine fiyat odaklı yaklaşım ile yanlış marka modellerin tercih edilmesi de başka bir problem. Örneğin kampanya dönemleri yakalanan fırsatlar ile uygun fiyatlı olduğu için  lüks bir araç  kiralanıyor. Ancak bir sonraki dönem aynı lüks araçların sağlanamaması aracı kullanan personelin hoşnutsuzluğuna yol açıyor. Bu noktada her zaman tavsiyemiz sürdürülebilir bir filo yapısı oluşturmak.

FİLO ARAÇLARINI KULLANANLARIN OYUNUN İÇİNE DAHİL EDİLMEMESİ

Araç kullanıcılarını kiralık araç kullanımı hakkında mutlaka bilgilendirmeli ve filonun düzenli takibi için oyuna dahil etmeliyiz.

Örneğin mini hasarların zamanında müdahalelerle doğru yönetilmesi bir tasarruf alanı oluşturuyor. Çünkü bazen araç kullanıcısının dahi farkına varmadığı ya da önemsemediği için filoyu yönetenlerin bilgisinde olmayan mini hasarlar olabiliyor. Bu mini hasarların zamanında yaptırılmaması da büyük maliyetlere dönüşebiliyor.

İlk gün uygun kiralama yapmak için sıkı pazarlıklarla aldığımız indirimlerin çok daha fazlasını dönem sonu iade sırasında kullanıcı kaynaklı hatalardan dolayı kiralama şirketine geri ödüyoruz.

Bunun yanında birçok kullanıcı kiralamanın detaylarına hakim değil, rapor nasıl yazılır, beyan nasıl tutulur bilmiyor. KM’sini nasıl takip etmeli, lastiği ne zaman değişmeli bilmiyor, birçok firmada araç kullanım prosedürü yok, zimmet formu yok.  Kullanıcıları da oyunun içine dahil edersek sahiplenme duygusu artacak ve bu bilinç kullanımlara yansıyacaktır diye düşünüyoruz.

Özetle;

Bugüne dek burada yazdıklarımızın hepsinin doğru yapıldığı bir şirketle pek karşılaşmadık.

Bunların yapılamamasının çok sayıda nedeni var.

Şirketlerin filo yönetimi konusunda neden dış kaynak kullanmaları gerektiği, firmada halihazırda çalışan birimler varken neden bir de danışmanlık desteği almaları gerektiği konusunu detaylandıracağımız yeni içeriğimiz yolda.

Ancak şimdilik şunu söyleyerek bitirelim: Filo yönetim danışmanlığı hizmetimiz kapsamında, yukarıda yapılan hataları önleyerek ve bu hatalardan kaynaklanan ek maliyetleri en aza indirgeyerek çok sayıda şirketin filolarından tahminlerinin ötesinde tasarruf elde etmesini sağlamayı başardık.

Bugüne dek neler yaptığımızı, bizimle yıllardır çalışan referanslarımızı ve sizin filonuza özgü neler yapabileceğimizi konuşmak için online bir toplantı planlayabiliriz.

Bize mail göndermeniz yeterli:

info@filobroker.com